PRIVACY POLICY AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 12 Marzo 2025

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità di raccolta e trattamento dei dati personali da parte di iRoma S.r.l. dba Easy (di seguito “Easy” o il “Titolare”), in conformità alle normative europee e nazionali in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

1. Titolare del Trattamento dei Dati

Titolare: iRoma S.r.l. dba Easy

Sede Legale: Via P. Rosa 48/b – 00122 Roma – Italia

E-mail di contatto: info@iroma.net

Per qualsiasi informazione relativa alla presente Informativa, nonché per l’esercizio dei diritti di cui al GDPR, è possibile contattare il Titolare ai riferimenti sopra indicati.

2. Tipologie di Utenti

1. Visitatore: chi naviga sui siti di Easy (ad es. easy.school, news.gestionale.dev o supporto.easy.school) senza essersi registrato.

2. Utente Easy: chi si è registrato su easy.school accettando espressamente la presente Privacy Policy e le Condizioni d’Uso.

3. Utente Indiretto: colui che viene registrato sul gestionale Easy da un “Utente Easy” il quale è stato preventivamente autorizzato a utilizzare i dati dell’Utente Indiretto. Gli Utenti Indiretti sono solitamente familiari o educatori delle strutture scolastiche che utilizzano Easy.

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

Easy rispetta pienamente i principi di liceità, correttezza e trasparenza prescritti dal GDPR. I dati personali sono trattati per finalità strettamente connesse e necessarie all’erogazione dei servizi offerti. In particolare:

• Erogazione del Servizio:

• Per garantire la corretta fruizione del gestionale e dei siti web correlati.

• Per permettere la creazione di account Utente Easy e la gestione delle relative credenziali.

• Per consentire agli Utenti Easy di gestire i dati degli Utenti Indiretti (es. familiari o minori iscritti presso la struttura scolastica).

• Base giuridica: Esecuzione di un contratto e/o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

• Gestione di richieste di supporto:

• Per contattare l’Utente o l’Utente Indiretto in caso di malfunzionamenti, assistenza o necessità di informazioni.

• Base giuridica: Interesse legittimo del Titolare a garantire il buon funzionamento del servizio e la sicurezza degli Utenti (art. 6.1.f GDPR).

• Comunicazioni di servizio:

• Per informare l’Utente e l’Utente Indiretto in merito a modifiche tecniche, aggiornamenti, manutenzione o eventuali disservizi.

• Base giuridica: Esecuzione di un contratto e/o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

• Attività commerciali rivolte alle strutture scolastiche:

• Le uniche azioni commerciali effettuate dal Titolare riguardano la promozione del software e dei servizi verso enti e strutture scolastiche.

• Non vengono svolte attività commerciali o di marketing diretto nei confronti di utenti finali (familiari, bambini/studenti).

• Base giuridica: Interesse legittimo del Titolare, limitato esclusivamente alle strutture scolastiche (art. 6.1.f GDPR).

4. Dati Personali Raccolti

Easy raccoglie e tratta unicamente i dati strettamente necessari a fornire il servizio, nel rispetto del principio di minimizzazione stabilito dal GDPR. Tali dati possono includere:

• Dati di navigazione (es. indirizzo IP, dati relativi al browser o al dispositivo, cookie essenziali per il funzionamento del sito).

• Dati anagrafici (nome, cognome, e-mail, telefono, dati anagrafici di minori ove strettamente necessari per la gestione del servizio scolastico).

• Dati di accesso (username, password).

• Dati sanitari o particolari solo se necessari alla fruizione dei servizi (es. gestione di diete alimentari speciali nelle strutture scolastiche, informazioni sullo stato di salute necessarie per la frequenza).

• Foto o immagini solo se inserite dall’Utente Easy per scopi strettamente correlati alla fruizione del servizio (ad esempio per il riconoscimento dei bambini a scuola) e con il consenso dell’Interessato o di chi ne esercita la potestà.

Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Quando alcuni dati sono contrassegnati come obbligatori, il mancato conferimento potrebbe rendere impossibile la prestazione del servizio. Qualora siano richiesti dati facoltativi, il loro mancato conferimento non limita in alcun modo la fruizione del servizio stesso.

5. Modalità di Trattamento e Misure di Sicurezza

Il Titolare adotta opportune misure di sicurezza tecniche e organizzative per prevenire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei dati personali, in conformità all’art. 32 del GDPR. Il trattamento avviene tramite strumenti informatici e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

Nel rispetto del principio di responsabilizzazione (art. 24 GDPR), il Titolare garantisce che chiunque agisca sotto la propria autorità sia debitamente istruito e autorizzato al trattamento.

6. Conservazione dei Dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati raccolti o per il tempo imposto da obblighi di legge. In particolare:

• Dati raccolti per finalità di erogazione del servizio: conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, solo per il periodo richiesto dalla normativa vigente.

• Dati raccolti per finalità di supporto o risoluzione di malfunzionamenti: conservati per il tempo strettamente necessario a gestire la richiesta.

Decorso il termine di conservazione, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

7. Comunicazione e Diffusione dei Dati

• Nessuna cessione a terzi a fini commerciali: Easy non cede, né concede a terzi i dati degli Utenti (inclusi gli Utenti Indiretti) per finalità di marketing, pubblicitarie o di profilazione.

• Comunicazione a terzi fornitori: alcuni dati potrebbero essere condivisi con fornitori di servizi strettamente connessi alle attività di hosting, manutenzione e assistenza tecnica. Tali fornitori sono nominati Responsabili del Trattamento (art. 28 GDPR) e sono tenuti al rispetto di adeguate misure di protezione.

• Trasferimento dei dati all’estero: qualora fosse necessario trasferire dati personali fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), Easy si assicurerà che il trasferimento avvenga in conformità agli artt. 44 e ss. del GDPR.

8. Diritti degli Interessati

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’Utente, il Visitatore e l’Utente Indiretto hanno diritto di:

1. Accedere ai propri dati personali e ottenerne copia.

2. Richiedere la rettifica di dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti.

3. Ottenere la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei propri dati personali, quando possibile.

4. Limitare il trattamento in determinate circostanze.

5. Opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare, ove applicabile.

6. Richiedere la portabilità dei dati personali che lo riguardano, ove tecnicamente possibile.

7. Revocare il consenso in qualsiasi momento, se il trattamento si basa su di esso.

8. Proporre reclamo a un’Autorità di controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali) o agire in sede giudiziale.

Esercizio dei diritti da parte dell’Utente Indiretto

L’Utente Indiretto può esercitare i propri diritti rivolgendosi direttamente all’Utente Easy (la struttura scolastica o l’ente che ha inserito i suoi dati) o, in alternativa, contattando il Titolare. In caso di controversie, Easy si rende disponibile a valutare e risolvere le richieste, nei limiti delle sue possibilità e competenze.

9. Cookies e Strumenti di Tracciamento

Easy utilizza solo cookie o altri strumenti di tracciamento strettamente necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito e del gestionale. Non vengono effettuate attività di profilazione né di marketing verso gli utenti finali. Per maggiori dettagli sull’utilizzo dei cookie, si rinvia all’apposita Cookie Policy (se disponibile).

10. Modifiche alla Privacy Policy

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Informativa sulla Privacy in qualunque momento, informandone gli Utenti mediante apposita comunicazione sui propri siti o, se tecnicamente e legalmente fattibile, con una notifica via e-mail. L’Utente è invitato a consultare periodicamente questa pagina, prestando attenzione alla data di ultima modifica indicata in apertura. Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, Easy provvederà a raccogliere nuovamente il consenso, se necessario.

11. Contatti

Per ulteriori informazioni o per l’esercizio dei diritti, è possibile contattare il Titolare:

iRoma S.r.l. dba Easy

Via P. Rosa 48/b – 00122 Roma – Italia

E-mail: info@iroma.net

La presente Informativa è redatta in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Il Titolare si impegna a tutelare la riservatezza e la sicurezza dei dati personali degli Utenti finali, famiglie e bambini/studenti, trattando esclusivamente i dati strettamente necessari per l’erogazione del servizio, senza finalità commerciali o divulgazione a terzi non autorizzati. L’unica attività promozionale svolta è rivolta unicamente alle strutture scolastiche, nel legittimo interesse del Titolare a far conoscere i propri servizi.